Die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einer oder mehreren Fremdfirmen erzeugt Reglungsbedarf. Fremdfirmenbestimmungen sind eine gute Grundlage, um Organisationen in die Lage zu versetzen, erfolgreiche Outsourcing-Beziehungen über die gesamte Vertragsdauer einzugehen, zu fördern, fortzuführen und präventiv zu wirken.

Zunächst ist aber innerhalb des auftraggebenden Unternehmens Klarheit zu schaffen. Dabei spielen die Firmenphilosophie bzw. Governance-Regeln eine große Rolle. Durch Schaffung von Fremdfirmenbestimmungen lässt sich der Aufwand zur Koordinierung innerhalb des Unternehmens und mit den Fremdfirmen wesentlich reduzieren. Für beide Seiten ergeben sich Hol- und Bringpflichten. Sie sind z. B. auch Grundlagen für die Arbeit der unterschiedlichen Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinatoren (SiGeKo) und deren Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan [1] (SiGePlan), wenn es sich um Baustellen handelt. Die Fremdfirmenbestimmungen müssen bereits in der Ausschreibung als verbindliche Vorgabe für den Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan und andere zu erfüllende Aufgaben vor Arbeitsaufnahme enthalten sein. Abweichungen bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers (AG).

Aber nicht jede Fremdfirma arbeitet an einer Arbeitsstelle, die unter die BaustellV [2] fällt. Das ist im Einzelfall tagesaktuell zu prüfen. Putzfrauen, Wachleute, Wartungstechniker, Küchenhilfen, Berater, andere Dienstleister usw. sind in der Regel nicht auf Baustellen tätige Fremdfirmenangehörige.

Die erste Erstellung von Fremdfirmenbestimmungen ist zwar aufwendig, aber als Einmalaufwand angesichts des niedrigeren Folgeaufwands für die Aktualisierung und die präventive Wirkung tragbar. Die Koordinierung umfasst nicht nur das Verhältnis Unternehmen und Fremdfirma, sondern auch mehrere Fremdfirmen an einer Arbeitsstelle und das beauftragende Unternehmen. Hinzu kommt die Nachbarschaft, die eventuell die Baustelle gefährdet oder durch die Baustelle gefährdet werden könnte. Die Tätigkeit des SiGeKo umfasst den Arbeitsschutzanteil des Fremdfirmenmanagements auf Baustellen.

Die Fremdfirmenbestimmungen allein bringen noch keinen Erfolg. Erst wenn sie bei Auftragsvergabe Vertragsbestandteil werden, beginnt die präventive Wirkung, weil damit auch Sanktionen vertraglich geregelt sind. Sie vermeiden somit später auftretende Koordinierungsprobleme. Durch pragmatische Ausgestaltung der Fremdfirmenbestimmungen lassen sich die Koordinierungsprobleme deutlich minimieren und auf den oder die Standorte zuschneiden. Der Umfang der Fremdfirmenbestimmungen spiegelt immer die Komplexität des Standorts. Das häufige Argument, das sei zu viel für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), gilt nicht, da der Gesetzgeber so gut wie keine Ausnahmen für KMU eingerichtet hat. Gerade in den KMU zahlt sich der Aufwand für die Erstellung grundsätzlicher Regeln aus, da dann der Aufwand pro Fremdfirmenbeauftragung bzw. Baustelle geringer wird und man sich nur auf die notwendigen Abweichungen konzentrieren muss.

Aus Gründen der Vereinfachung wird im Folgenden der Auftraggeber (auftraggebendes Unternehmen) als AG und der Auftragnehmer (Fremdfirma) als AN bezeichnet.

Schnittstellen interne Abstimmung
Schon mit Beginn der Industrialisierung kam auch das Problem des Umgangs mit Fremdfirmen auf. Zunächst handelte es sich um Firmen der Bauindustrie. Das hat sich inzwischen unter dem Schlagwort Konzentration auf das Kerngeschäft über alle Branchen weiterentwickelt. Entsprechend dem Anstieg der Zahl der Fremdfirmen steigt auch die Zahl der zu regelnden Schnittstellen.

In KMU ist das Problem auch vorhanden, aber nicht so umfangreich wie in großen Firmen. Der Gesetzgeber hat aber die KMU nicht vom Arbeitsschutz ausgenommen. So bunt, wie die Unternehmenslandschaft ist, wird auch das unterschiedliche Vorgehen in den einzelnen Unternehmen sein. In KMU wird das Problem beim „Einzelkämpfer” beginnen und mit dem Wachstum der Firma dann auf mehrere Schultern verteilt werden.

Die interne Abstimmung ist für den einheitlichen Auftritt des AG gegenüber dem AN wichtig. Ist in einem Unternehmen Qualitätsmanagement (QM) eingeführt, empfiehlt es sich, die Erstellung der Fremdfirmenbestimmungen in diesem System vorzunehmen.

Durch Festlegen, Dokumentieren (Arbeits-, Verfahrensanweisungen), Umsetzen, Schulen, kontinuierliches Verbessern und Aufrechterhalten wird die „Verfahrensanweisung Fremdfirmen” erfolgreich, zumal sie von der obersten Leitung in Kraft gesetzt wird und damit zur Meinung des Unternehmens wird. QM garantiert durch Beteiligung aller internen Stellen eine im AG anerkannte Verfahrensanweisung, da sie von allen relevanten Fachstellen getragen wird. Eine koordinierende Stelle (KS), die die unterschiedlichen Fachstellen einbindet, sorgt für ein ausgewogenes Konzept.