05085 Gesund, zufrieden, motiviert – (wie) geht das mit Desk Sharing?
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Desk Sharing hat in Deutschland bereits Einzug in viele Unternehmen gehalten. Eine Studie des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) hat untersucht, wie das Konzept in der Praxis umgesetzt wird und auf welche Gestaltungsfaktoren es ankommt, damit die Beschäftigten gesund, zufrieden und motiviert arbeiten können. In einer ausführlichen Checkliste sind die wissenschaftlich abgeleiteten Empfehlungen für die Einführung und Umsetzung von Desk Sharing in Unternehmen zusammengefasst. Arbeitshilfen: von: |
1 Desk Sharing: Gekommen, um zu bleiben
Desk Sharing ist in Deutschland weit verbreitet
Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Einen starken Veränderungsschub bewirkte die Corona-Pandemie: Homeoffice wurde für viele Beschäftigte zur neuen Normalität. Mittlerweile hat sich das hybride Arbeiten in vielen Branchen etabliert. Beschäftigte arbeiten einige Tage in der Woche im Büro und die restlichen Tage mobil, zum Beispiel im Homeoffice. In der Folge blieben Schreibtische in den Büros ungenutzt, und Unternehmen sind in Zeiten von steigenden Mietpreisen zudem an wirtschaftlichen Einsparungen interessiert. Diese Aspekte haben in zahlreichen Unternehmen den Anstoß gegeben, über alternative Nutzungskonzepte nachzudenken – vor allem über das sogenannte Desk Sharing. Beim Desk Sharing teilen sich Beschäftigte Büro- bzw. Bildschirmarbeitsplätze [1]. Sie haben in ihrer Arbeitsstätte keinen eigenen Schreibtisch mehr, können dafür aber meist zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen wählen – je nach Arbeitsaufgabe. Dass Betriebe über dieses Konzept nicht nur nachdenken, sondern es auch umsetzen, zeigt eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation aus dem Jahr 2023: In mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen hatten Büroangestellte zu der Zeit bereits keinen festen Arbeitsplatz mehr. Ein knappes Viertel der befragten Betriebe plante, dieses Modell einzuführen. [2]
Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Einen starken Veränderungsschub bewirkte die Corona-Pandemie: Homeoffice wurde für viele Beschäftigte zur neuen Normalität. Mittlerweile hat sich das hybride Arbeiten in vielen Branchen etabliert. Beschäftigte arbeiten einige Tage in der Woche im Büro und die restlichen Tage mobil, zum Beispiel im Homeoffice. In der Folge blieben Schreibtische in den Büros ungenutzt, und Unternehmen sind in Zeiten von steigenden Mietpreisen zudem an wirtschaftlichen Einsparungen interessiert. Diese Aspekte haben in zahlreichen Unternehmen den Anstoß gegeben, über alternative Nutzungskonzepte nachzudenken – vor allem über das sogenannte Desk Sharing. Beim Desk Sharing teilen sich Beschäftigte Büro- bzw. Bildschirmarbeitsplätze [1]. Sie haben in ihrer Arbeitsstätte keinen eigenen Schreibtisch mehr, können dafür aber meist zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen wählen – je nach Arbeitsaufgabe. Dass Betriebe über dieses Konzept nicht nur nachdenken, sondern es auch umsetzen, zeigt eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation aus dem Jahr 2023: In mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen hatten Büroangestellte zu der Zeit bereits keinen festen Arbeitsplatz mehr. Ein knappes Viertel der befragten Betriebe plante, dieses Modell einzuführen. [2]
2 Deutschlandweite Studie zu Desk Sharing
Kaum Forschung zu Desk Sharing
Die weite Verbreitung von Desk Sharing in Deutschland wirft viele Fragen auf: Wie wird das Konzept in den Betrieben konkret umgesetzt? Wie wird es von den Beschäftigten erlebt? Wie kann Desk Sharing so gestaltet werden, dass Gesundheit, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit nicht beeinträchtigt, sondern sogar gestärkt werden? Bisher gab es nur wenige Untersuchungen, die sich gezielt mit möglichen Zusammenhängen zwischen diesen Aspekten beschäftigt haben. Zudem standen in diesen Studien meist Großraumbüros im Fokus, kleinere Bürosettings fehlten. Dabei unterscheiden sich die Bedingungen und Herausforderungen bei Desk Sharing je nach Bürogröße deutlich.
Die weite Verbreitung von Desk Sharing in Deutschland wirft viele Fragen auf: Wie wird das Konzept in den Betrieben konkret umgesetzt? Wie wird es von den Beschäftigten erlebt? Wie kann Desk Sharing so gestaltet werden, dass Gesundheit, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit nicht beeinträchtigt, sondern sogar gestärkt werden? Bisher gab es nur wenige Untersuchungen, die sich gezielt mit möglichen Zusammenhängen zwischen diesen Aspekten beschäftigt haben. Zudem standen in diesen Studien meist Großraumbüros im Fokus, kleinere Bürosettings fehlten. Dabei unterscheiden sich die Bedingungen und Herausforderungen bei Desk Sharing je nach Bürogröße deutlich.
2.1 Ziele der Studie
Studie des IAG schließt Forschungslücke
Um diese Lücke zu schließen, hat das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) knapp 2.000 Beschäftigte und Führungskräfte befragt, die unter Desk-Sharing-Bedingungen arbeiten. Das Ziel war herauszufinden, wie die konkrete Umsetzung in der Praxis aussieht – etwa in Bezug auf die Organisation von Desk Sharing, die Arbeitsumgebung, die Ausstattung der Arbeitsplätze und das soziale Miteinander. Weiterhin wurde in der Studie untersucht, welche Gestaltungsfaktoren bei Desk Sharing relevante Zusammenhänge mit der Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Beschäftigten haben, um daraus Erfolgsfaktoren für eine gesundheitsgerechte Gestaltung von Desk Sharing abzuleiten. Dabei wurden auch verschiedene Bürogrößen in der Studie berücksichtigt.
Um diese Lücke zu schließen, hat das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) knapp 2.000 Beschäftigte und Führungskräfte befragt, die unter Desk-Sharing-Bedingungen arbeiten. Das Ziel war herauszufinden, wie die konkrete Umsetzung in der Praxis aussieht – etwa in Bezug auf die Organisation von Desk Sharing, die Arbeitsumgebung, die Ausstattung der Arbeitsplätze und das soziale Miteinander. Weiterhin wurde in der Studie untersucht, welche Gestaltungsfaktoren bei Desk Sharing relevante Zusammenhänge mit der Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Beschäftigten haben, um daraus Erfolgsfaktoren für eine gesundheitsgerechte Gestaltung von Desk Sharing abzuleiten. Dabei wurden auch verschiedene Bürogrößen in der Studie berücksichtigt.
2.2 Methodik und Stichprobe
Für die Studie wurde ein umfangreicher Onlinefragebogen entwickelt, der über die Kanäle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sowie über einen externen Panelanbieter verbreitet wurde. Die Befragung lief von März bis Juli 2023.
Inhalte des Fragebogens
Der Fragebogen umfasste 92 Items, von denen die Mehrheit selbst entwickelt wurde und einige aus bereits bestehenden, validierten Instrumenten übernommen wurden. Insgesamt standen sieben Themenbereiche im Fokus. Neben allgemeinen Angaben zu den Teilnehmenden wurden Angaben zu vier zentralen Aspekten der Arbeitsplatzgestaltung erhoben: Wie ist das Desk Sharing organisiert? Wie sieht die Arbeitsumgebung aus? Welche Ausstattung steht zur Verfügung? Und wie funktioniert das soziale Miteinander? In einem weiteren Themenbereich wurden die Zufriedenheit mit Desk Sharing, die Arbeitszufriedenheit sowie die Gesundheit und Produktivität der Beschäftigten thematisiert. Zum Schluss konnten die Teilnehmenden in eigenen Worten schildern, was sie an Desk Sharing besonders positiv oder problematisch finden und welche Bedingungen aus ihrer Sicht entscheidend sind, damit das Modell gut funktioniert.
Der Fragebogen umfasste 92 Items, von denen die Mehrheit selbst entwickelt wurde und einige aus bereits bestehenden, validierten Instrumenten übernommen wurden. Insgesamt standen sieben Themenbereiche im Fokus. Neben allgemeinen Angaben zu den Teilnehmenden wurden Angaben zu vier zentralen Aspekten der Arbeitsplatzgestaltung erhoben: Wie ist das Desk Sharing organisiert? Wie sieht die Arbeitsumgebung aus? Welche Ausstattung steht zur Verfügung? Und wie funktioniert das soziale Miteinander? In einem weiteren Themenbereich wurden die Zufriedenheit mit Desk Sharing, die Arbeitszufriedenheit sowie die Gesundheit und Produktivität der Beschäftigten thematisiert. Zum Schluss konnten die Teilnehmenden in eigenen Worten schildern, was sie an Desk Sharing besonders positiv oder problematisch finden und welche Bedingungen aus ihrer Sicht entscheidend sind, damit das Modell gut funktioniert.
Teilnehmende der Befragung
An der Befragung konnten Beschäftigte, Führungskräfte und Unternehmensleitungen teilnehmen. Voraussetzung war, dass sie mindestens einen Tag pro Woche im Büro arbeiten und keinen festen Schreibtisch haben, also Desk Sharing nutzen. Insgesamt beteiligten sich 1.996 Personen an der Befragung, davon 85 Prozent Beschäftigte, 14 Prozent Führungskräfte und weniger als ein Prozent Unternehmensleitungen. Bei dem Geschlechterverhältnis zeigt sich ein ausgewogenes Bild: 53 Prozent Männer, 47 Prozent Frauen. Die Mehrheit der Teilnehmenden ist in großen Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden beschäftigt. Die Befragten kommen aus verschiedenen Branchen. Besonders stark vertreten ist der Bereich Verwaltung und öffentlicher Dienst, auf den knapp die Hälfte der Antworten entfällt.
An der Befragung konnten Beschäftigte, Führungskräfte und Unternehmensleitungen teilnehmen. Voraussetzung war, dass sie mindestens einen Tag pro Woche im Büro arbeiten und keinen festen Schreibtisch haben, also Desk Sharing nutzen. Insgesamt beteiligten sich 1.996 Personen an der Befragung, davon 85 Prozent Beschäftigte, 14 Prozent Führungskräfte und weniger als ein Prozent Unternehmensleitungen. Bei dem Geschlechterverhältnis zeigt sich ein ausgewogenes Bild: 53 Prozent Männer, 47 Prozent Frauen. Die Mehrheit der Teilnehmenden ist in großen Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden beschäftigt. Die Befragten kommen aus verschiedenen Branchen. Besonders stark vertreten ist der Bereich Verwaltung und öffentlicher Dienst, auf den knapp die Hälfte der Antworten entfällt.
Auswertung der Befragungsdaten
Zur Analyse der Befragungsdaten wurden unter anderem prozentuale Verteilungen der Antworten ausgewertet, Mittelwerte berechnet und statistische Zusammenhangs- und Unterschiedsanalysen durchgeführt. Die zahlreichen offenen Rückmeldungen wurden mit der Methode der Inhaltsanalyse zusammengefasst und kategorisiert.
Zur Analyse der Befragungsdaten wurden unter anderem prozentuale Verteilungen der Antworten ausgewertet, Mittelwerte berechnet und statistische Zusammenhangs- und Unterschiedsanalysen durchgeführt. Die zahlreichen offenen Rückmeldungen wurden mit der Methode der Inhaltsanalyse zusammengefasst und kategorisiert.
3 Befragungsergebnisse und Empfehlungen für eine sichere und gesunde Gestaltung von Desk Sharing
Chance oder Risiko? – Gestaltung macht den Unterschied
Die Untersuchung zeigt deutlich: Desk Sharing hat Einfluss auf Gesundheit, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten. Ob dieser Einfluss eher positiv oder negativ ist, hängt maßgeblich von der konkreten Ausgestaltung von Desk Sharing ab. Betriebe können dabei viel richtig, aber auch viel falsch machen. Deshalb ist es entscheidend, dass Desk Sharing nicht einfach eingeführt, sondern ganz gezielt geplant und gestaltet wird. Im Folgenden werden die Studienergebnisse und die daraus abgeleiteten Empfehlungen gegliedert nach den folgenden vier Bereichen beschrieben:
Die Untersuchung zeigt deutlich: Desk Sharing hat Einfluss auf Gesundheit, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten. Ob dieser Einfluss eher positiv oder negativ ist, hängt maßgeblich von der konkreten Ausgestaltung von Desk Sharing ab. Betriebe können dabei viel richtig, aber auch viel falsch machen. Deshalb ist es entscheidend, dass Desk Sharing nicht einfach eingeführt, sondern ganz gezielt geplant und gestaltet wird. Im Folgenden werden die Studienergebnisse und die daraus abgeleiteten Empfehlungen gegliedert nach den folgenden vier Bereichen beschrieben:
| • | Organisation von Desk Sharing |
| • | Arbeitsumgebung |
| • | Arbeitsmittel |
| • | Soziale Beziehungen |
Die Ergebnisse liefern wertvolle Hinweise darauf, welche Faktoren für eine gelungene und gesundheitsgerechte Umsetzung von Desk Sharing entscheidend sind und wo Betriebe gezielt ansetzen können, um ihre Arbeitsplätze sicher und gesund zu gestalten.
3.1.1 Werden die Beschäftigten beteiligt?
Die Ergebnisse zeigen: In vielen Betrieben hatten die Mitarbeitenden kaum Einfluss auf die Einführung des neuen Arbeitsplatzkonzepts. Über die Hälfte der Befragten konnte sich nicht einbringen. Nur knapp ein Drittel hatte Beteiligungsmöglichkeiten. Diese wurden allerdings auch nur von wiederum einem Drittel davon genutzt. Etwa ein Fünftel war zum Zeitpunkt der Desk-Sharing-Einführung noch nicht im Unternehmen. In den freien Antworten der Befragten zu den Erfolgsfaktoren von Desk Sharing wird jedoch deutlich: Eine offene Kommunikation und die Einbindung der Beschäftigten gelten für viele als Schlüssel zum Gelingen (n = 118).